我要评论文：大衛．博柯斯（David Burkus）
用八個簡單步驟舉辦有效的遠距議虛擬會議
無論這是你與團隊的第一次虛擬會議，還是團隊你們第47次的每週會議，都可以遵循以下步驟，高導法單步的個讓這次成為有史以來最好的效領小技一次會議。
一、則舉驟＆開會要有目的辦線
「又到我們定期開會的時間」，這並不是上會一個充分的理由。原因可能是個簡每隔一段時間，你都希望讓大家交流情感。讓討熱絡但即便如此，論更你也要提前聲明這一點。遠距議這將使規劃過程變得更加容易，團隊因為大家會對將要討論的高導法單步的個內容抱有務實的期望，並可以按照目的效領小技來規劃。開會的則舉驟＆其他充分理由是討論問題、產生點子、做出決定，或就某個檔案進行即時協同作業。每次會議都針對一個目的，超過的話，你應該考慮分成兩場較小的會議（即使兩場都在同一天舉行）。
二、挑選合適的與會者，而且只選合適的人
並非團隊中的每個人都需要參加每場會議，並且你發送的每個活動邀請都會使他們對真正想做的工作分心。請記住，與九個人進行一小時會議的成本不是一小時，而是九小時。而且隨著與會人數增加，會議效率通常會直線下降。因此，要明智地利用員工的時間，並盡可能縮短與會者名單。
三、訂定合適的議程
你應該為每次會議訂定議程，但應該是合適的議程。研究顯示，光是訂定議程並不能提高任何人對會議有效性的看法，重要的是計畫中的內容以及會議照著計畫進行的程度。不要使用籠統的標題，而是使用問題作為標題。因此，「行銷議題」變成「我們如何在廣告預算縮減的情況下，獲得相同的回報？」；「其他事項」變成「我們有什麼重要的資訊需要分享？」用問題當標題有兩個好處：第一，當你發送議程後，與會者能有合適的心態（你絕對應該提前發送）；第二，議程可以幫助大家瞭解會議是否確實發揮效果。如果我們的問題得到解答，那確實是一次有效的會議。
四、提前十分鐘開啟線上會議
每次會議都應該準時開始。但是，如果你想一下實體會議的互動氣氛，通常會有一個會前階段，可以讓團隊建立寶貴的情感聯繫。也許是因為他們一起走去開會，也可能是因為他們提前抵達會議室聊天。在虛擬環境中，如果你準時開始會議，你就剝奪了團隊的社交階段。
所以提前十分鐘開啟會議管道，讓人們隨意進入（並告訴你的團隊你會這樣做）。你甚至可以提出一些計劃好的問題來促進這個社交階段，幫助人們分享身旁發生的事情。（如果你提前十分鐘開始，請確保你再提早個五到十分鐘就登錄會議平臺。你可不想在你的成員分享他們寶寶踏出第一步，或最近的假期故事時，自己卻在解決技術問題。
五、做好會議紀錄
你不需要每次會議都遵守《羅伯特議事規則》（Robert's Rules of Order）。但是你應該指定一名記錄（主持人之外的人）來記錄會議內容。特別是，你要確保記錄下沒有料想到的問題、新點子和任何由決策產生的待辦事項。誰說了什麼，以及說話的確切時間並不重要，重要的是確保我們知道有哪些點子被提出，以及誰承諾後續要採取什麼行動。
六、緊扣主題
隨著會議的進行，要確保你緊扣主題，並照著計劃好的時間分配。如果你不用心，那些主導談話、發表過多言論的人會很快岔題，而那些假裝提出問題的人也會偏離主題，這種人實際上只想在你說可以提問時，發表他們冗長乏味的言論。你的議程設定了目的，所以可以拿議程當擋箭牌，如果你必須打斷別人，請他們等會議下線後再分享他們的想法。如果有人遲到，你無需浪費時間替他們解說會議的進展，他們有議程，可以隨時觀看錄影檔，或在會議結束後看會議紀錄。
七、用總結收場
隨著會議時間接近尾聲，讓大家一起，簡要地說明剛剛討論過的事情。如果需要，請指定的記錄檢查一下會議紀錄；否則只需瀏覽議程項目的各個問題，並確認每個人都認為這些問題已經得到解答。最後，確認指派的人員理解待辦事項，如果可能的話，為每件待辦事項訂下承諾的處理時間。
八、保持會議開通
在計畫時間或之前結束會議，但不要覺得有必要立即關閉會議通話。就像你提前幾分鐘開啟會議通話一樣，讓它保持開通狀態，留出時間讓大家在結束後繼續寒暄交流。如果你是會議的「主持人」，這可能意味著你必須一直待到其他人都登出為止，但是如果你需要專注於其他任務，你應該可以把聲音關成靜音，並關閉你的視訊功能。
在會後一定要發送會議紀錄，並讓大家知道，如果他們錯過會議，可以到哪裡看／聽錄製的內容。當你這樣做時，你可能會從團隊成員那裡得到一些意見，這將幫助你把會議流程調整到適合他們的方式，使下一次會議變得更好。
讓虛擬會議變得更好的幾個技巧
如果你按照上述步驟進行，你的虛擬會議很可能在開始之前就被視為有價值的會議，並且在開完會之後很長時間仍然被認為是有價值的。但是，當你規劃和推展虛擬會議時，還有一些事情需要記住。
1. 分擔苦差事
如果你領導的是一個全球團隊，甚至是一個分散在一、兩個大洲的團隊，那麼時區會成為一個重要因素。如果你總是把會議安排在對你方便的時間（或者甚至對最多人方便的時間），那麼你就是在傳達一個訊息：對團隊來說，那些必須在不方便的時間登入的成員不那麼重要，或比較不值得被考量。因此，大家要分擔會議時段不好的苦差事，定期輪替時段，這樣每個人都會有一些好的和一些不好的時段，但大家會感覺到彼此關係緊密，自己對團隊是非常重要的。
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